January 31, 2022
Desculpe pessoal, mas excel não é sistema de gestão...

Não é novidade que já existam melhores ferramentas para a gestão que o excel. Entretanto ainda é bastante comum encontrarmos pessoas que insistem em armazenar dados e relatórios no Excel. Pior ainda, os que obrigam o time a seguir o mesmo padrão.

Se você está acostumado a utilizar o Excel, está familiarizado com a infinidade de problemas que uma planilha pode criar. Problemas estes que vão desde fórmulas quebradas e dados excluídos a riscos negligenciados e tarefas tardias.

Você pode analisar isto mais a fundo com nossa pesquisa sobre "Quanto tempo as pessoas perdem buscando informações", todas as informações estão no post completo.

As planilhas estão na contra mão de uma gestão eficiente.  

Ao contrário do que se pensa o uso do Excel acaba por aumentar os custos da empresa, o investimento em ferramentas específicas e direcionadas as necessidades de forma integrada e automática traz inúmeros benefícios.

Neste post trazemos um pouco da origem do problema, motivos para repensar o uso do Excel e também sobre o que você pode fazer para abandonar de vez as planilhas (pelo menos na maioria dos casos).

A origem da questão

O Microsoft Excel foi lançado em 1985, e conta realmente com funções de uso brilhante. Faz sentido pensar que há mais de 30 anos atrás este tipo de software tenha mudado a realidade da vida de muitas pessoas.

Hoje a ferramenta conta com uma base de usuários estimada em 750 milhões em todo o mundo. O mesmo se tornou acessível a muitas pessoas. E seu uso foi adotado para os mais diversos tipos de necessidades, projetos e análises.

Para estas necessidades muitas vezes são utilizados recursos de outros sistemas já disponíveis, recursos genéricos e adaptados.

Ainda nesse cenário, vale citar que muitas organizações não querem investir em software de gestão e/ou produtos para gestão específicas.

Há muitos casos de equipes que são forçadas a desenvolver modelos e soluções alternativas complexas no Excel e (até por isso) relutam em tentar um novo método.

Mudanças necessárias para quebrar o paragidma

Todos estes pontos e questões citadas acima, por si só já são barreiras para quebrar o paradigma de uso do excel, embora ainda nem tenhamos entrado no mérito das desvantagens da ferramenta em si.

Vale a pena pensar a fundo sobre os pontos que vamos apresentar a seguir, analisar o seu cenário para tirar proveito de uma boa argumentação em reuniões e planejamentos.

Não temos dúvida de que ferramentas específicas podem diminuir o custo da sua empresa, pois embora tenham um valor a ser pago por elas, compensam todo e qualquer transtorno que o uso do Excel causaria.

Nós acreditamos em informações proativas, que usam inteligência artificial para te conduzir pelos melhores caminhos, conheça mais clicando abaixo.

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Motivos que provam que o Excel não é sistema de gestão

A precisão dos dados depende da habilidade de cada criador e da atenção aos detalhes

Muitas organizações ou departamentos menores de organizações maiores não entendem os problemas que envolvem o Excel. É flexível, poderoso e prontamente disponível. No entanto, se você quiser piorar um problema de dados, forneça aos usuários o Excel para rastreamento. 

De repente, todo mundo no departamento é encarregado de gerenciar seu próprio banco de dados minúsculo.

  • Várias pessoas mexendo nos mesmos dados, há uma grande chance de ocorrerem problemas, erros e retrabalhos nos processos.
  • Quem é o responsável pelas informações da planilha, sendo que tantos trabalham nela ao mesmo tempo?
  • Para garantir que não há erros ou informações desatualizadas alguém precisa ficar checando as informações com frequência.
  • E quando os processos acabam por acumular várias planilhas diferentes, e com várias abas dentro... rastrear informações e ter a certeza de que tudo funciona como o esperado é quase impossível.

Certamente, algumas tarefas devem e podem ser gerenciadas por uma planilha. Mas honestamente, essa lista é tão curta que pode ser rastreada com o Excel.

Falta de controle e lentidão no rastreamento de informações

Dependendo do tamanho e da complexidade das informações que você administra, é fácil chegar em um ponto em que perde tempo localizando, atualizando e verificando novamente as informações.

Como o Excel é adequado apenas para determinados tipos de dados, você precisará procurar outros informações importantes, como a declaração e/ou documento, os relatórios de posição atual e juntar tudo para ter uma informação sólida.

A desgraça é juntar todos esses documentos e informações simplesmente para poder saber o que está acontecendo.

Não seria mais fácil receber uma notificação no seu celular quando algum processo estiver ineficiente? É isso que a Rampfy entrega pra você por meio de push intelligence e insights.

Tenha uma visão completa e inclusiva das informações mais importantes para os seus resultados. Você pode saber mais sobre como te ajudamos nisso no post "Como bater metas e ter alta performance".

Poluição, e informações sujas

Falta de informação é um problema. Agora, o excesso de informação também não te ajudará, certo?

No cotidiano diferentes membros do time e pessoas precisam de informações diferentes. Criar vistas individuais e personalizadas com vários privilégios de administração é impossível no Excel. 

Todo mundo vê a mesma planilha. Isso significa que mais tempo é desperdiçado à medida que os indivíduos tentam selecionar o que é relevante para o seu trabalho.

A visão do todo e distribuição de atividades

O Excel por si só não dispõem de ferramentas de colaboração, como rastreamento de conversas, compartilhamento de arquivos, quadros de discussão e listas de tarefas. 

Os membros da equipe não podem verificar facilmente o status de uma tarefa ou identificar o que precisam fazer a seguir.

Não existe forma prática para saber o status das atividades e se alguém já assumiu está ou aquela atividade.

Isto torna muito complexo fazer a gestão de processos, atividades e pessoas.

Conte com soluções proativas e que te direcionam para os objetivos!

As empresas que geram disrupção de mercado são as que sabem como usar o gerenciamento de dados. Elas pesquisam e investem em ferramentas específicas para criar um ambiente em que a informação se torne inteligência.

É neste contexto que a ferramenta da Rampfy propicia à sua organização um ambiente voltado a resultados. Por meio de push intelligence e insights a ferramenta traz seus principais KPI's de forma proativa no celular para uma gestão mais eficiente.

Escrito por
Daniel Nones
January 31, 2022
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