5 dicas para tornar o seu ERP e sua gestão mais eficiente

Todo mundo sabe que, para uma tomada de decisão eficiente é preciso ter as informações necessárias. As melhores decisões são possíveis quando é possível medir, se apoiar em números e fatos, em vez de apenas ter um bom ‘feeling’ sobre o negócio. Para isso, você precisa tornar o seu ERP e sua gestão mais eficiente.

Mas pergunto a você, essa é uma tarefa simples?

Ao consultar informações no sistema de gestão (ou sistema ERP), essas informações são corretas e confiáveis para ser a base das suas tomadas de decisão?

Essa mesma questão pode ser perguntada de outra forma:

Quanto tempo é perdido verificando se a informação disponível no ERP, é de fato, confiável?

Neste post você vai encontrar análises sobre este assunto. Muito mais do que encontrar a informação, estamos na era em que a informação certa precisa chegar proativamente até você.

A informação precisa se tornar inteligência.

Os ganhos em se utilizar um ERP?

Não se engane, nós não temos a intenção de fazer você trocar ou tirar o seu ERP.

Muito pelo contrário, queremos mostrar que ele é uma ferramenta poderosa, mas que sozinho não consegue resolver todas as possíveis situações do cotidiano.

É verdade que os ERP's trazem muitos benefícios as empresas no sentido de:

• Padronizar os processos empresariais
• Integração entre processos de setores/área diferentes
• Centralização de  informações operacionais de vários setores
• Rapidez para executar tarefas do cotidiano (Produtividade)
• Informações mais seguras e confiáveis

Os ERP's funcionam sim! mas...

Estou partindo do princípio que você conhece e/ou já teve alguma experiência com o ERP's.

Se sim, obviamente você me entende quando digo que nem tudo são flores. Existem inúmeros imprevistos e questões que precisam ser avaliadas muito além dos benefícios do erp.

Usar um ERP não é coisa do passado, mas usar apenas um ERP para fazer  gestão sim.

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Todos os grandes passaram por isso...

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Existe algumas questões que o ERP por si só não resolve. Não podemos deixar de pensar sobre isso quando se aprofunda as complicações de tomar decisões e fazer gestão em uma empresa.

Sugerimos também a leitura de "Quanto tempo as pessoas gastam buscando informações". É um complemento com análises e informações ricas de muito do que você já tem lido até aqui.

Todos os grandes já passaram por isso:

• Os ERP's em geral possuem muitas e telas, e algumas delas com funções ‘parecidas’. Como saber qual deve ser usada em cada momento? Qual a diferença entre usar uma ou outra?
• Os processos são longos, envolvendo o uso de muitas telas para concluir uma atividade. Quando existem manuais para consulta, eles em geral detalham o uso de uma tela específica, não o processo como um todo. Como saber em que sequência cada tela deve ser utilizada? E se algo importante for esquecido, qual é o impacto?
• O processo de trabalho entre membros de uma mesma equipe raramente é padronizado. Cada um tem sua sequência e preferência na hora de executar as atividades.
• É muito raro encontrar um plano de treinamento, atualização frequente para ajudar os usuários a sanar dúvidas e ajudá-los a "fazer a coisa certa". Além disso é natural existir rotatividade no quadro de pessoal, as equipes vão se renovando, e o conhecimento adquirido vai sendo perdido à medida do tempo. Para piorar, os ERPs são complexos, de uso pouco intuitivo. Quando problemas aparecem, muitas análises podem ser necessárias para tentar esclarecer a questão.

Alguma dessas situações já aconteceu com seu time, setor, ou até mesmo com você?

5 dicas para tornar seu ERP e gestão mais eficiente

Para abordar as dicas de como tornar o seu ERP e sua gestão mais eficiente, vou usar os 5 pontos positivos do ERP e abordar eles com maior profundidade, expondo também pontos que apenas o ERP não soluciona.

1 - Você deve ser avisado quando correr o risco de não bater as metas

O uso do ERP para padronizar processos e atividades diárias é de grande valor. Sem dúvida.

Mas isso resolve tudo que acontece no cotidiano?

Não, obviamente não. Pode minizar (e muito) os erros e problemas que ocorreriam se não existisse o ERP.

Mas a grande verdade é que problemas operacionais sempre existiram, e sempre existirão.

E a função de um gestor, coordenador, supervisor é acompanhar e garantir que todos executem seu trabalho da melhor forma possível.

As falhas e ações do seu time, influenciam no atingimento ou não das metas.

Nem sempre é possível estar presente, ver e acompanhar tudo que é necessário para alcançar resultados melhores.

Por exemplo:

Se seu time comercial abre descontos além do que é permitido para bater uma meta.

Quanto tempo você perderia monitorando relatórios e os faturamentos para saber se está dentro da meta diariamente?

Este tempo gasto e desgaste, pode ser substituído por nosso robô, notificando você no seu smartphone quando a tendência de descontos abertos passa a ser maior do que é preciso para bater as metas.

2 - Tenha meios para lidar com as com situações não previstas e a comunicação com o time

Por mais que tentemos prever todas as situações possíveis no dia a dia, variáveis envolvidas em processos e fluxos de trabalho, algo sempre sai fora do esperado. É  incrível.

Além disso, o ativo mais valioso das empresas são as pessoas. E como lidar com as pessoas? Elas são imprevisíveis.

Portanto, é necessário se comunicar rapidamente com o time reportando os problemas que precisam ser ajustados.

O gestor pode reportar para o responsável o que precisa ser ajustado. E o subordinado pode passar seu  plano de ação do que será feito para corrigir a questão.

3 - Cada gestor deve receber proativamente seus KPI's

A pior coisa é acompanhar mil informações, em mil telas e sequer saber se os dados que se tem são realmente confiáveis.

Você já pensou que pode ter tudo isso na palma de sua mão? E melhor, ter a certeza de que se algo estiver fora do esperado você será avisado.

Isso tudo porque nosso robô monitora as informações por meio de data mining no banco de dados do seu ERP.

Em outras palavras, cada gestor pode receber seus KPI's personalizados, quando e como for melhor.

Isso permite acompanhar o que o time faz, encontrar a fonte dos problemas e forçar o uso correto do ERP.

4 - A situações que exigem atenção deve ser identificadas automaticamente (robô)

As análises num ERP demandam um fluxo de análises, tem que ser engenheiro de software.

Sinceramente, executivos e gestores tem que saber de inteligência do negócio e sobre a gestão do time, e não ter que fazer faculdade do ERP. Concorda?

Nessa missão, uma das questões mais importantes é reduzir o ciclo de verificações e ajustes do atingimento das metas.

Os modelos tradicionais de gestão, e que usam apenas ERP's e/ou BI's estão sempre olhando para o passado.

Somos culturalmente acostumados a fazer uma gestão ineficiente e que está sempre olhando para o passado.

É impossível melhorar seus resultados agora, se você olha para o passado e fica tentando alterar o futuro.

Diminua os seus ciclos de acompanhamento das metas e obtenha resultados melhores fazendo alterações de percurso quando os problemas acontecem.

5 - Decisões muito mais assertivas e uma gestão eficiente

Você precisa poder fazer a gestão da sua empresa, do seu time. Quando e onde precisar.

Chega de ter a sensação de deixar as coisas, ou de não conseguir acompanhar o acontece na sua empresa quando não está fisicamente lá.

Decisões assertivas e uma gestão eficiente, pressupõe monitorar e acompanhar o que é preciso em qualquer situação.

O uso do ERP foi e sempre será um ponto em que pode abrir margem para erros, infelizmente.

Por isso citamos que ele não é coisa do passado, mas usar apenas ele na sua gestão sim.

O que faço para chegar lá?

O que você pode e deve fazer para tornar o seu ERP e sua gestão mais eficiente? Você pode e deve ter todas as informações que precisa na palma da sua mão! No seu smartphone.