Como a IA pode ajudar a evitar o absenteísmo na empresa

Evitar o absenteísmo é uma grande dificuldade para o RH de grandes empresas.

A organização que não trabalha em prol de reduzi-lo terá problemas em diversos indicadores.

Em vista que uma equipe motivada é sinônimo de produtividade, os gestores vem se atentando para esse fator, sabendo da possibilidade de refletir na própria satisfação do cliente.

Se as faltas dos seus funcionários são frequentes e você não acha uma solução para o problema, este post é para você.

Vamos te mostrar também como a Inteligência Artificial pode ajudar a evitar o absenteísmo e trazer informações de forma muito mais rápida e eficiente.

Quais são os tipos de absenteísmos e suas causas?

São inúmeros os motivos que causam a falta de um funcionário ao trabalho.  Entre eles:

• Problemas pessoais;
• Problemas de saúde;
• Falta de expectativa profissional;
• Assédio ou Bullying;
• Estresse;
• Falta de motivação;
• Estrutura inadequada de trabalho.

Dependendo do tamanho da empresa, torna-se difícil visualizar as mudanças necessárias em cada setor para resolver o problema.

Calculando o índice de absenteísmo

É necessário adotar indicadores para medir e controlar o absenteísmo. O índice aceitável está entre 3% e 4%.

Inicialmente precisamos relacionar o nº de colaboradores com a jornada de trabalho individual. Por exemplo: 30 funcionários, trabalhando 8h/dia, durante 22 dias úteis. Multiplicando, obtemos 5280 (30 x 8 x 22) horas previstas de trabalho no mês.

Para calcular o absenteísmo, supomos que cada funcionário se ausentou 2 dias no mês, resultando em 16 horas da jornada não cumpridas, totalizando 480 horas de trabalho perdidas.

Posteriormente calculamos os minutos de atraso e saídas antecipadas. Se 20 funcionários acumulam 30 minutos de atraso cada, o resultado é 600 minutos (10h).

Somamos as 480 horas de faltas com as 10 horas de atrasos e totalizamos 490 horas não cumpridas.

Dividindo as 490 horas perdidas pelas 5280 horas previstas e multiplicando o resultado por 100, chegamos em 9,28% (mais que o dobro do aceitável).

Não adianta se iludir achando que é possível zerar a taxa de absenteísmo, em vista que ela calcula minutos e faltas justificadas. Mas é possível mantê-la baixa.

Por isso a importância dos gestores analisarem estes números e tomarem ações válidas.

Quais as consequências para a empresa?

A queda da produtividade resulta em inúmeros problemas.

Clientes insatisfeitos, baixa qualidade, aumento de horas extras de outros funcionários para suprir a falta, perda de prazos, despesas com demissão e contratação.

Os impactos vão além e causam até mesmo falência. Por isso é tão importante evitar o absenteísmo ao máximo.

Como agir com o absenteísmo?

Através do acompanhamento do cartão ponto e dos atestados é possível atentar aos primeiros sinais.

Posterior a isso, o gestor pode analisar a queda na produtividade e falta de comprometimento, tomando uma atitude imediatamente.

É possível evitar o absenteísmo e corrigir o já existente.

Problemas pessoais e desgaste

Todos enfrentamos problemas pessoais que refletem em nosso profissional. Esse desgaste físico e mental causa desengajamento.

Não tem a ver apenas com a função desempenhada. Noites mal dormidas, alimentação desregulada, sedentarismo, etc., todos influenciam.

Investir em workshop, treinamento de inteligência emocional e apoio psicológico são boas saídas para evitar o absenteísmo.

Da mesma forma, investir em ginástica laboral, parceria com academias e orientação de rotina melhoram a qualidade de vida.

Área de atuação incompatível

Ter competência na realização de uma tarefa não significa gostar de realizá-la. Com o passar do tempo pode gerar insatisfação e desmotivação.

É importantíssimo que o gestor avalie o nível de satisfação em relação a função exercida. Através de pesquisas de satisfação, análise de perfil comportamental, dentre outros.

Assim, é possível realocar o funcionário e trazer melhoras no desempenho.

Como prevenir e evitar o absenteísmo?

Perder um bom profissional por desmotivação gera prejuízos enormes. Dado o mercado competitivo, prevenir uma demissão é a melhor alternativa.

Para evitar o absenteísmo, é possível adotar:

• Investimento em ergonomia e bem-estar. Equipamentos adequados de trabalho, evitando acidentes e doenças;
• Plano de saúde. Precisa fazer parte dos benefícios, prevenindo afastamentos.
• Boa comunicação. Abertura para relatar problemas enfrentados na empresa, criando um ambiente amigável e compreensivo.

IA e o controle do absenteísmo

A inteligência artificial (IA) é um caminho revolucionário por que possibilita acompanhar o desempenho da empresa em tempo real.

Com um banco de dados e KPI's bem definidos, o robô pode monitorar e avisar proativamente. A informação é entregue no celular do gestor como uma mensagem de WhatsApp.

Caso queira entender melhor sobre a interação da IA com os bancos de dados, sugiro que leia este post pois explicamos melhor o assunto.

Criação e acompanhamento de metas

Ao definir objetivos individuais e de grupo, cria-se a noção de que toda a equipe é necessária para as metas, com cada ausência interferindo no resultado.

O mecanismo de acompanhamento (por trás da ferramenta) é complexo, mas o conceito para o gestor é simples.

Sempre que uma meta correr o risco de não ser alcançada, você será avisado no seu smartphone.

Situações que você nem chegava a conhecer passam a ser informadas e resolvidas na hora ou, no mínimo, a tempo de evitar problemas maiores.

Consequentemente, ocorre o aumento de produtividade e ajuste dos planos estratégico, correspondendo a realidade da empresa.

Comunicação eficiente

Sabe-se que falta de comunicação pode causar sérios danos na equipe.

Ela pode ser feita de modo verbal, e-mails, reunião, telefone, etc. Sabendo que cada funcionário corresponde a um perfil diferente, é preciso conhecê-los para comunicar da forma mais eficiente.

A inteligência artificial permite maior velocidade e assertividade, a começar pelas informações serem baseadas em dados.

Feedbacks

Os feedbacks são excelentes meios de gestão de pessoas, sendo possível mensurar o desempenho e retorno profissional.

Praticar feedbacks demonstra comprometimento com os resultados, de modo a reconhecer as metas alcançadas com bônus e prêmios.

O acompanhamento dos feedbacks reduz o absenteísmo e reforça a importância individual e em equipe.

Possuindo todo o histórico de notificações e proatividade, torna-se muito mais simples oferecer um acompanhamento próximo do time.

Plano de carreira

O plano de carreira é um excelente aliado da empresa. Principalmente na hora de conseguir os melhores funcionários.

No mercado competitivo o funcionário opta pela empresa onde pode se desenvolver.

Entretanto, atrasos, queda de produtividade e mau relacionamento com gestores e colegas são sinais de descontentamento.

O plano de carreira tem que ser feito como um meio de equilíbrio entre funcionário e empresa.

A IA te permite criar muitos indicadores. Histórico dos objetivos da empresa, desempenhos e monitoramento proativo.

É uma ferramenta incrível para ampliar o crescimento da empresa e fazer a gestão interna dos cargos e evoluções.

Ambiente organizacional

É impossível reduzir o absenteísmo se a empresa não oferece um clima organizacional agradável.

Funcionários desmotivados não se engajam nem se desenvolvem. Preferem faltar ou se demitir.

Através de pesquisas de clima é possível oferecer um ambiente de trabalho favorável ao crescimento.

A inteligência artificial já é realidade

As informações passadas nesse artigo já são realidade e estão ampliando os resultados dos clientes da Rampfy.

Vale dizer que uma equipe de TI bem organizada e estruturada pode criar indicadores personalizados e fazer um elo entre as suas necessidades e a própria Rampfy.

As decisões baseadas em dados e a tecnologia estão sendo os grandes diferenciais dos negócios. Você não vai ficar pra trás, certo?